利用するメリットは

会議に集中できる

業務開始前の朝礼などは、日常的に行うことや短時間で済むことなどから、仕事現場で行うことが可能です。
また、終了後、すぐに仕事に取り掛かるためにも、その場で行うほうがよいでしょう。
顧客や取引先からの電話にも、すぐに対応できるメリットがあります。

ただし、そのメリットが会議の妨げになる可能性もでてきます。
ふだん使っているデスクなど、職場内の作業スペースで会議をすると、電話対応の必要性があるため、会議に集中できなくなります。
また、外部の人が出入りする場所では、大事な会議には向かないのではないでしょうか。

そういった課題は、会議室を使うことで解消することが可能です。
そのため、職場内に会議ができる独立したスペースがないところでは、会議室のレンタルを検討しましょう。

準備や片付けの軽減も可能

レンタル会議室を利用する大きなメリットとして、準備や片付けの手間暇が軽減可能な点が挙げられます。
オフィス内で会議をするためには、机やイスの配置はもちろん、会議に必要なホワイトボードなどを設置する必要性がでてきますね。
場合によっては、ほかの場所から運び込むこともあるでしょう。

しかし、レンタル会議室の活用により、そのような仕事が少なくて済むかもしれません。
求人情報のなかには、机やイスの設置スタッフを募集しているところもあるようです。
そのため、レンタル会議室を探すときは、このようなサービスの有無を確認するとよいでしょう。

もちろん、会議や研修会などを主催する部署では、それらに関する準備や片付けが必要なことはいうまでもありません。
会議室を借りるときは、会議などに必要な時間だけでなく、前後の時間も含めたうえで予約することが大切です。